Derivado de las disposiciones mercantiles y fiscales aplicables en México, se vuelve obligatorio para las empresas contar con Libros Corporativos donde se constaten los datos históricos de la persona moral y se lleve un registro de todo lo acontecido desde su creación.
¿Qué son los libros corporativos?
Los Libros Corporativos son compendios empresariales que cuentan la historia de una empresa desde el momento de su constitución, ya que permiten conocer los acuerdos principales, la entrada y salida de socios o accionistas, el aumento o venta de partes sociales o acciones, y más información.
En ellos se anotan de manera ordenada las operaciones realizadas y se registran todos los hechos contables y movimientos de la sociedad, por lo que los Libros Corporativos ayudan a verificar el resultado de las actividades y la situación económica y financiera de la empresa.
¿Cuáles son los Libros Corporativos?
En atención a la Ley General de Sociedades Mercantiles (LGSM) vigente y a la práctica comercial, los Libros Corporativos son los siguientes:
- Libro de Registro de Acciones: En el artículo 128 de la LGSM se establece que la sociedad debe de llevar un registro en el cual se identifique entre otras cosas, el nombre, nacionalidad, domicilio y número de acciones de los accionistas que forman parte de la sociedad.
- Libro de Actas de Asambleas de Accionistas: En el artículo 194 de la LGSM se establece que la sociedad debe de llevar un libro que contenga las actas de las Asambleas Generales de Accionistas.
- Libro de Variaciones de Capital: En el artículo 219 de la LGSM se establece que en caso de que la sociedad realice algún aumento o diminución en su capital social, deberá de inscribirse en el libro de registro.
- Libro de Sesiones de Consejo de Administración: La legislación vigente no establece alguna obligación en particular para llevar un libro donde se registren las sesiones del Consejo, sin embargo, este libro es necesario para las mejores prácticas corporativas.
¿Por qué son importantes?
Los Libros Corporativos son importantes medios de prueba para las sociedades mercantiles para efectos legales internos, juicios mercantiles donde se le puede requerir a la empresa que exhiba los libros sociales, registros y documentos de los comerciantes, y posibles requerimientos de información por parte de las autoridades fiscales en ejercicio del inicio de sus facultades de comprobación.
La Ley General de Sociedades Mercantiles, el Código de Comercio y la legislación fiscal vigente, imponen la obligación de conservar los libros corporativos, registros y documentos de la sociedad por un plazo mínimo de 10 años y en caso de no cumplir con dicha obligación, la persona moral podrá ser acreedora de diversas multas por el incumplimiento de sus obligaciones.
El artículo 28 del Código Fiscal de la Federación obliga a los contribuyentes a llevar su contabilidad, y los Libros Corporativos son parte de ella, por lo que se debe cumplir con este requisito para que la empresa no sea acreedora de sanciones previstas en las leyes fiscales.
En ese sentido, de conformidad a lo establecido por el artículo 83 fracción II y VI del Código Fiscal de la Federación, son infracciones relacionadas con la obligación de llevar contabilidad, las siguientes:
- No llevar algún libro o registro especial a que obliguen las leyes fiscales; no cumplir con las obligaciones sobre valuación de inventarios o no llevar el procedimiento de control de los mismos, que establezcan las disposiciones fiscales, lo que ocasiona que la autoridad imponga una multa de $370.00 a $8,430.00.
- No conservar la contabilidad a disposición de las autoridades por el plazo que establezcan las disposiciones fiscales, provoca que la sociedad sea acreedora a una multa $1,030.00 a $13,480.00.
Mientras que el artículo 111 fracción II del Código Fiscal de la Federación establece que cuando el contribuyente registre sus operaciones sociales en dos o más libros con diferente contenido; se va a considerar como un delito que será castigado con una pena de tres meses a tres años de prisión.
Por lo que, se recomienda la contratación de servicio de Compliance, con el objeto de prever situaciones y contingencias futuras y que, en caso de contar con Libros Corporativos, se estudie su contenido y alcance con el fin de hallar omisiones y respaldar las operaciones realizadas por la empresa, y así se puedan evitar posibles contingencias ante la presencia de juicios mercantiles o sanciones impuestas por autoridades fiscales por no cumplir con las obligaciones señaladas en las leyes fiscales de nuestro país.
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